Mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng của công ty. Công ty có quy trình mua hàng tốt sẽ giúp công ty hoạt động sản xuất kinh doanh trơn tru và hiệu quả. Cụ thể quy trình mua hàng của một công ty tốt sẽ có được nguồn hàng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi. Từ đó việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu các kiến thức về lưu đồ quy trình mua hàng của một công ty.
1. Quy trình mua hàng của một công ty là gì?
Quy trình mua hàng của công ty là các bước thực hiện hoạt động mua hàng theo một trình tự nhất định dựa và tính chất nghiệp vụ cũng như quy định của công ty đó.
2. Đặc điểm quy trình mua hàng của một công ty
Khi công ty áp dụng quy trình mua hàng thì sẽ có những ưu và nhược điểm nhất định, dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của quy trình mua hàng:
– Đơn giản hóa các bước công việc mua hàng phức tạp.
– Dễ dàng tăng năng suất và quy mô sản xuất.
– Khả năng cải tiến dễ dàng để tăng năng suất và chất lượng mua hàng.
– Có thể phổ thông hóa yêu cầu chuyên môn khi tuyển dụng.
– Dễ tổ chức hoặc gắn kết thành dây chuyền hoạt động, dây chuyền sản xuất.
– Dễ kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động mua hàng vì kết thúc bước công việc của người này sẽ là bắt đầu bước làm việc của người khác, nên nếu có sai xót thì rất dễ dàng nắm bắt và kiểm tra lại cũng sẽ đơn giản hơn.
– Dễ ứng phó khi khủng hoảng nhân sự vì đã có quy trình công việc cụ thể nên rất dễ đào tạo cho người mới.
– Dễ bảo mật vì mỗi nhân viên có thể thực hiện một vài bước trong quy trình.
– Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty khi làm việc theo quy trình
– Có thể rắc rối, rườm rà về thủ tục hành chính khi bắt buộc làm việc theo quy trình, không được đi tắt đón đầu.
– Giới hạn sự sáng tạo khi phải làm việc theo quy trình.
– Dễ tắc nghẽn, đổ vỡ khi trong quy trình có một bước không thực hiện hoặc chậm trễ sẽ dẫn tới các bước sau không thực hiện được hoặc bị chậm trễ theo
3. Lưu đồ quy trình mua hàng của công ty
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn được chuyển hóa từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa – doanh nghiệp nắm quyền sở hữu về hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Mỗi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau sẽ có quy trình mua hàng khác nhau, nhưng về cơ bản quy trình mua hàng của các công ty thường theo các bước sau:
3.1 Lưu đồ quy trình mua hàng
3.2. Nội dung quy trình mua hàng của một công ty.
- Lập “Yêu cầu mua hàng”
– Các phòng ban khi có nhu cầu mua hàng hóa, dụng cụ, tài sản, nguyên vật liệu… sẽ làm yêu cầu gửi cho phòng mua hàng để tiến hành mua hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, các phiếu yêu cầu này do trưởng phòng hay người có trách nhiệm đã duyệt.
– Khi có “Yêu cầu mua hàng”, phòng mua hàng tiến hành phân công cho nhân viên mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá các mặt hàng.
- Lập “Đề nghị báo giá”
– Từ “Yêu cầu mua hàng”, Phòng mua hàng tiến hành lập “Đề nghị báo giá” gửi các nhà cung cấp truyền thống hoặc các nhà cung cấp mới, đã tìm kiếm được theo các điều kiện các phòng ban đã yêu cầu.
- Theo dõi “Báo giá của NCC”
– Nhận các báo giá từ các nhà cung cấp
– Đánh giá nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt nhất các tiêu chí và điều kiện đã xây dựng
– Lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng
– Căn cứ vào báo giá và yêu cầu được phê duyệt, Phòng Mua hàng tiến hành lập và theo dõi “Hợp đồng / Đơn đặt hàng mua”. Tùy theo đặc thù của doanh nghiệp, tính chất mua bán mà lập Đơn hàng hay Hợp đồng mua hay là chứng từ xác nhận.
- Phê duyệt Báo giá của Nhà cung cấp
– Các báo giá của NCC sẽ được BLĐ xét duyệt dựa trên các thông tin sau:
+ So sánh báo giá và các điều kiện mua hàng cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau
+ So sánh báo giá mới với báo giá cũ cho cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau
- Lập “Hợp đồng/ Đơn hàng mua”
– Khi chọn được nhà cung cấp sẽ tiến hành lập hợp đồng, trên hợp đồng ghi nhận thông tin của báo giá, điều khoản thanh toán, lịch giao hàng. Gửi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cho nhà cung cấp và thực hiện ký kết đơn hàng hoặc hợp đồng giữa hai bên.
– Trường hợp việc ký hợp đồng có nhiều lần thực hiện, thì sẽ lập đơn hàng cho từng lần thực hiện. Thông tin trên đơn hàng cũng tương tự các điều khoản trên hợp đồng
– Chuyển “Hợp đồng/ Đơn hàng mua” cho các bộ phận liên quan theo dõi: Kế toán căn cứ thanh toán, theo dõi công nợ, Bộ phận kho theo dõi quá trình nhập hàng về kho.
- Lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng”
– Để chuẩn bị cho khâu nhập hàng theo lịch, phòng mua hàng lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng” gửi các phòng ban liên quan theo dõi thực hiện.
– Khi hàng được vận chuyển đến kho, các thông tin trên Hợp đồng/ Đơn hàng mua (số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách…) sẽ làm căn cứ để bộ phận Kho kiểm tra. Các mặt hàng không đạt đúng tiêu chuẩn sẽ phản hồi cho Phòng mua hàng và Phòng mua hàng tiếp nhận và thực hiện các bước trả lại NCC. Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn sẽ được tiến hành nhập kho.
– Khi hàng nhập kho, bộ phận kho sẽ nhập số lượng, còn phòng mua hàng sẽ bổ sung thông tin về giá
– Căn cứ vào điều khoản trên hợp đồng và các giấy tờ biên bản liên quan, phòng mua hàng sẽ lập bộ hồ sơ thanh toán
– Phòng Kế toán tiếp nhận và kiểm tra lại, nếu hợp lệ thì tiến hành thanh toán cho Nhà cung cấp nếu không phản hồi lại phòng Mua hàng bổ sung/ chỉnh sửa.
Quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp hiệu quả cho doanh nghiệp
Bước 1: Xác định nhu cầu và lập đề nghị mua hàng
Bước đầu tiên trong quy trình mua hàng là việc xác định nhu cầu mua hàng và lập đề nghị mua hàng. Nhu cầu mua hàng sẽ xuất phát từ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, vì vậy trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần tiến hành định lượng chính xác các mặt hàng cần mua để đáp ứng nhu cầu kế hoạch sản xuất của nhà máy.
Hoạt động này bao gồm việc liệt kê chi tiết về thể loại hàng hóa, màu sắc, số lượng, và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào khác. Sau đó, yêu cầu này sẽ được gửi đến bộ phận mua hàng để duyệt. Việc đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong bước này là rất quan trọng để làm tiền đề cho quy trình mua hàng được thực hiện một cách hiệu quả và đáng tin cậy ở các bước sau đó.
Bước 2: Tạo đề nghị báo giá
Sau khi đơn mua hàng đã được duyệt, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhu cầu tốt nhất và yêu cầu họ cung cấp báo giá. Quá trình này mang đến cơ hội cho doanh nghiệp để có thể tự quản lý thời gian và ngân sách một cách hợp lý.
Thông thường, một bản báo giá chi tiết sẽ được yêu cầu từ các nhà cung cấp, chúng sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và so sánh giữa các lựa chọn. Bản báo giá này thường bao gồm các yếu tố quan trọng như tính năng sản phẩm, thông số kỹ thuật chi tiết, giá cả và các khoản phụ thu (nếu có). Thông qua việc phân tích bản báo giá, doanh nghiệp có thể đánh giá được sự hợp lý và phù hợp của mỗi nhà cung cấp, từ đó quyết định lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của mình.
Quá trình lập “Đề nghị báo giá” không chỉ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về các sản phẩm và dịch vụ từ các nhà cung cấp khác nhau, mà còn giúp họ đàm phán một cách hiệu quả hơn về các điều khoản và giá cả. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình mua hàng và đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Bước 3: Xem xét báo giá của các nhà cung cấp
Khi các báo giá được tổng hợp hoàn tất, nhân viên bộ phận mua hàng phải tiến hành đánh giá và xem xét kỹ lưỡng từng hạng mục về giá cả và sản phẩm có trong bản báo giá để lựa chọn ra đơn vị có khả năng mang lại sản phẩm tốt với chi phí tối ưu nhất cho doanh nghiệp.
Theo phương pháp đánh giá truyền thống, nhân viên mua hàng thường dựa vào uy tín của nhà cung cấp, xem xét giá cả và các điều kiện thanh toán để nhận định chất lượng của nhà cung cấp. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và có ít số liệu nghiên cứu. Trong khi đó, đối với các doanh nghiệp lớn cần tìm kiếm đối tác cung cấp hàng hóa số lượng lớn, thường sử dụng phần mềm để tổng hợp thông tin. Việc ứng dụng giải pháp công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc đo lường, so sánh chất lượng và chính sách hỗ trợ từ các nhà cung cấp, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết và chính xác hơn, giúp quyết định mua hàng trở nên hiệu quả hơn.
Bước 4: Phê duyệt báo giá
Trách nhiệm của việc phê duyệt báo giá được giao cho ban quản trị của doanh nghiệp, những người sẽ đánh giá và xét duyệt dựa trên việc so sánh các báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau. Quá trình này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về một số yếu tố chính như giá cả của cùng một mặt hàng, điều kiện mua hàng, cũng như sự so sánh giữa các báo giá mới và cũ của cùng một mặt hàng.
Trong khâu phê duyệt báo giá, việc so sánh giá cả là một yếu tố quan trọng. Ban quản trị cần xem xét và đánh giá các báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau để đảm bảo rằng giá cả được đề xuất là hợp lý và cạnh tranh. Đồng thời, điều kiện mua hàng cũng được xem xét để đảm bảo rằng các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng là hợp lý và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Ngoài ra, sự so sánh giữa các báo giá mới và cũ của cùng một mặt hàng cũng là một yếu tố quan trọng khác trong quá trình phê duyệt báo giá. Việc này giúp doanh nghiệp có thể đánh giá sự biến động của giá cả và xác định xem báo giá mới có phản ánh đúng thị trường hiện tại hay không.
Bước 5: Lên hợp đồng mua hàng
Bước lên hợp đồng mua hàng đóng vai trò đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc thỏa thuận giữa hai bên. Trong hợp đồng, các thông tin về giá cả, số lượng hàng hóa, các điều khoản liên quan đến chất lượng, vận chuyển và thanh toán cần được xác định rõ ràng và chi tiết.
Đáng lưu ý, mỗi thời điểm mua hàng khác nhau thường đòi hỏi một bản hợp đồng mua hàng riêng biệt. Quy trình này yêu cầu sự theo dõi và kiểm soát chặt chẽ từ bộ phận kế toán, mua hàng và quản lý kho để đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong việc thực thi hợp đồng.
Bước 6: Tạo “ Đề nghị kiểm hàng”
Trong bản đề nghị kiểm hàng, doanh nghiệp cần xác định và thống nhất một số yêu cầu đánh giá như chất lượng hàng hóa, số lượng, hình thức đóng gói và các quy định liên quan đến việc xử lý các lỗi phát sinh (nếu có). Mục tiêu là đảm bảo tính nhất quán và tránh mất thời gian không đáng có trong quá trình sản xuất.
Việc xác định và thống nhất các yêu cầu đánh giá trong bản đề nghị kiểm hàng giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng quy trình kiểm hàng được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác. Đồng thời, nó cũng tạo ra một hướng dẫn cụ thể cho các bộ phận liên quan để thực hiện quy trình kiểm hàng một cách nhất quán và đồng nhất. Điều này cực kỳ quan trọng để đảm bảo rằng hàng hóa nhập vào đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu sản xuất của doanh nghiệp.
Bước 7: Nhập kho
Tại bước này, bộ phận nhập kho sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng thông tin về hàng hóa được nhận vào kho là chính xác và đầy đủ, đặc biệt là về số lượng và chất lượng sản phẩm. Thông thường, trước khi được đưa vào quy trình sản xuất và quản lý, hàng hóa sẽ phải trải qua một lần kiểm tra cuối cùng để đảm bảo rằng chúng đáp ứng mọi tiêu chuẩn đã được thống nhất trong hợp đồng giao hàng. Bất kỳ sản phẩm nào không đạt yêu cầu sẽ được thông báo cho nhà cung cấp và quy trình đổi hoặc trả hàng sẽ được thực hiện. Điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa trong kho đều đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng và đáng tin cậy, từ đó tăng cường sự hài lòng của khách hàng và hiệu suất toàn diện của doanh nghiệp.
Bước 8: Hoàn tất thủ tục thanh toán
Bước cuối cùng trong quy trình mua hàng là hoàn tất thủ tục thanh toán. Quy trình mua hàng được kết thúc khi bộ phận kế toán của doanh nghiệp thực hiện việc thanh toán thành công cho nhà cung cấp. Các nhân viên kế toán sẽ tiến hành đánh giá và xét duyệt dựa trên hồ sơ thanh toán được tạo ra bởi bộ phận mua hàng. Hồ sơ này bao gồm các yếu tố như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, các chứng từ vận chuyển và các thông tin liên quan đến thanh toán.
Quy trình thanh toán đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác từ phía bộ phận kế toán để đảm bảo rằng các giao dịch thanh toán được thực hiện đúng cách và theo quy định của doanh nghiệp. Việc đánh giá và xét duyệt hồ sơ thanh toán là một phần quan trọng của quy trình nhằm đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện dựa trên các giao dịch mua hàng đã được tiến hành và các dữ liệu liên quan đều chính xác.
Đồng thời, việc hoàn tất thủ tục thanh toán cũng là bước quan trọng để duy trì mối quan hệ tích cực với nhà cung cấp. Việc thanh toán đúng hẹn và đúng quy trình sẽ giúp tạo ra sự tin cậy và ổn định trong quan hệ kinh doanh giữa hai bên, đồng thời thúc đẩy sự hợp tác lâu dài và có lợi cho cả hai đối tác.
Một nghiên cứu của Deloitte cho thấy rằng, việc xây dựng mối quan hệ đối tác tốt có thể giúp doanh nghiệp giảm đến 20% chi phí mua hàng và tăng cường khả năng đàm phán với các nhà cung cấp.